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Solução da Pitney Bowes automatiza departamento de RH e eleva a produtividade da equipe

Por ser tão versátil, ferramenta ajuda a melhorar o atendimento em diversas áreas como de Recursos Humanos, Suprimentos, Facilites e entre outras

Com um time bastante enxuto e desempenhando papéis multidisciplinares, a área de Recursos Humanos da Pitney Bowes Brasil - empresa de tecnologia especializada em logística, encomendas e pacotes - sofria com a quantidade de solicitações dos seus quase 200 colaboradores que se acumulavam nas caixas de e-mail.

“Além de serem muitos, não havia organização para as demandas e na maioria dos casos era necessário ler cada mensagem para saber o que estava sendo solicitado”, conta Cristiane Alencar de Moraes Suringar, Gerente de RH Sênior da Pitney Bowes Brasil. Segundo ela, apesar do esforço da equipe, muitos colaboradores ficavam sem retorno ou recebiam respostas em duplicidade, o que sempre gerava feedbacks negativos e expunha o departamento.

A necessidade de promover melhorias nas tratativas dos assuntos relacionados a Recursos Humanos fez com que a gestora buscasse alternativas dentro de casa. “A Pitney Bowes é uma empresa customer centricity, que coloca o cliente no centro da estratégia. Isto vale para as áreas de Suporte, sendo para o RH o colaborador a nossa prioridade employee centricity. A área de suporte (TI) utilizava a solução PB One Service, para abertura de chamados e acompanhamento do atendimento à demanda. Então, em parceria com esta área, desenvolvemos a ferramenta para as necessidades de Gestão de Pessoas”, revela a gerente.

O sistema PB One Service tem como objetivo controlar e organizar as demandas para a produtividade da equipe no atendimento aos clientes internos e externos, permitindo a personalização da área de suporte, configurando fluxos de trabalho. Por ser tão versátil ele ajuda a melhorar o atendimento em áreas que recebem um alto número de demandas como de Recursos Humanos, Suprimentos, Facilites e entre outros.


Foi o que ocorreu com o departamento de Cristiane.

“Por meio desta ferramenta, foi possível reduzir a quantidade gigantesca de e-mails, organizando as demandas e direcionando para uma determinada pessoa dentro do RH. Desta forma, conseguimos garantir mais transparência e fluidez nas tratativas das demandas, melhorando o tempo de resposta e garantindo que todos os colaboradores fossem atendidos dentro de prazos acordados”. Além disso, com o aumento da produtividade, a área de RH ganhou mais tempo para dedicar-se às questões estratégicas da área, explica ela.

Entre as funcionalidades do PB One Service, ela menciona os tickets (controlam o ciclo de vida da solicitação), acompanhamento (fluxo de informações ao cliente sobre o status de sua requisição), painéis (trazem métricas, relatórios, gráficos, mapas), inventário (gerencia os equipamentos), aprovações (solicita e controla as aprovações), portal do cliente, pesquisa de satisfação, calendário de planejamento, base de conhecimento, integração de e-mail, entre outras.

Cristiane afirma que, atualmente, a solução apoia ainda no conhecimento das demandas mais recorrentes – tudo por meio de indicadores. “Assim, temos condições de analisar os dados e sermos, ainda mais assertivos, na tomada de decisão quanto as ações, a serem implementadas, bem como, melhorias de processos buscando a melhor experiência de nossos profissionais para um engajamento sustentável e contínuo crescimento do negócio”.

A ideia da Pitney Bowes Brasil agora é comercializar a ferramenta para os clientes externos.

Sobre os e-mails, a gerente de RH reforça que eles não foram totalmente abandonados. “Nós ainda o utilizamos, mas somente para os assuntos que realmente requerem o uso do e-mail”, finaliza ela.